Saint-Hip'aux cactus 2008

Bonjour,

Compte rendu à titre informatif merci


Malgré les routes verglacées de ce 27 décembre, une partie du bureau et quelques membres locaux ont bravé le mauvais temps pour se retrouver au siège de l’association pour une réunion de préparation de notre grande manifestation Saint Hip’aux Cactus Expo prévue les 14 et 15 juin 2008. Le thème du Mexique et la réservation de la salle sont confirmés. Le planning de la manifestation a été provisoirement élaboré comme suit :

- Vendredi 13 juin pour la journée : prise en charge de la salle, mise en place des tables et des décors, briefings des équipes de bénévoles présents, accueil membres.

- Samedi 14 juin : avant 9h00 finition mise en place, derniers détails, accueil membres.
9h00 à 10h00 accueil et visite des scolaires.
10h00 ouverture au public accueil des élus, présentation et visite de la salle.
11h00 inauguration et vin d’honneur.
18h00 fermeture de la salle au public
18h00 à 19h30 mise en place des tables et des couverts
19h30 accueil et installation des personnes pour le repas et le spectacle.
19h30 début repas et spectacle.
24h00 délibération jury, proclamation résultats.
1h00 clôture soirée remerciements. Rangement.

- Dimanche 15 juin : 10h00 à 18h00 ouverture au public
17h00 les membres ayant des obligations pour le lendemain peuvent commencer à démonter leur stand.
18h00 fermeture de la salle au public, démontage des stands.

- Lundi 16 juin : Démontage et rangement de la salle.

Afin de mener à bien cette manifestation, il va nous falloir comme d’habitude un certain nombre de bras et de compétences pour faire tourner la boutique. Les bénévoles qui pourront se libérer à cette occasion et même avant seront les bienvenus, veuillez vous faire connaître pour nous indiquer vos disponibilités et vos préférences pour les taches qui nous attendent :
- Il y aura une équipe chargée de l’installation de la salle, des décors, du démontage et du rangement de la salle. Elle interviendra principalement le vendredi, le dimanche soir et le lundi.
- Une équipe de salle chargée des entrées, de la caisse, du bar, du vin d’honneur et de la communication en général (infos, orientation, conférence, ..).
- Une équipe repas pour le samedi soir qui aura la responsabilité du service.
- Une équipe spectacle pour le samedi soir.
- Une équipe sécurité.
- Et enfin, une équipe organisation déjà en partie constituée par les membres locaux.

Toute cette organisation va bien entendu présenter une géométrie d’effectifs assez variables en fonction des disponibilités de chacun, il n’est pas interdit de participer à plusieurs équipes différentes, nous essayerons de répartir les bénévoles en fonction de leurs choix mais nous serons également obligés d’affecter les personnes en fonction des besoins de l’organisation. N’hésitez pas à vous faire connaître dès aujourd’hui .

Renseignements divers :
- L’association n’effectue aucune réservation d’hôtel ou de gîte pour la durée de la manifestation, les personnes désireuses de s’héberger sur place peuvent consulter les sites suivants : www.ville-saint-hippolyte.fr/ ou www.gites-de-france-doubs.fr
Ou se renseigner au Syndicat d’initiative, place de l’hôtel de ville, 25190 SAINT HIPPOLYTE Tel : 03.81.96.58.00, Fax 03.81.96.59.37. La commune dispose également d’un agréable camping.
- L’association a passé un accord avec un traiteur ambulant qui sera installé aux abords de la salle. Vous y trouverez de la restauration rapide et des boissons à des prix corrects. Des boissons seront également disponibles au profit de l’association à l’intérieur de la salle.
- Les droits d’entrée sont fixés à 2 € par personne et gratuits pour les moins de 12 ans accompagnés d’un parent adulte, l’entrée sera libre à partir de 17h00 jusqu’à 18h00. Les mineurs non accompagnés ne seront pas admis. Les membres de l’association et leur famille auront un badge ou une carte d’accès gratuit.
- Repas spectacle du samedi soir : la billetterie d’accès ne sera disponible que sur réservation avec une date buttoir. Le montant prévisionnel se situe aux environs de 25 €, il comprend le repas et le spectacle de la présentation et de l’élection de le Jeune Fille de Franche-Comté. Des musiciens et un présentateur animeront la soirée. Les boissons sont en sus et seront en vente au bar de l’association. Le menu est pratiquement bouclé, il vous sera communiqué rapidement.
- Professionnels : deux producteurs de cactées et de plantes succulentes sont pressentis pour la manifestation, il s’agit des frères Brendel et les Jardins du Désert. Un professionnel de matériel d’éclairage est également prévu.
- Associations : AIAPS et ARIDES devraient présenter leur activité.
- Bourse échanges : l’association mettra à disposition de ses adhérents des tables (0m60×2m00) pour la vente ou l’échange des surplus de leur production. Les besoins en tables doivent être exprimés auprès du secrétaire qui en assurera la répartition en fonction de l’affluence des demandes. La mise en place devra être terminée au plus tard pour le samedi matin à 9h00 et jusqu’à épuisement du stock ou la fin de la manifestation, les personnes ayant des obligations pour le lendemain pourront remballer leur étalage à partir de 17h00.
- Animations, conférences, ….. Une animation de rempotage est envisagée ainsi qu’une vidéo en boucle. Les conférenciers qui se sentent d’attaquent peuvent nous contacter, toutes les propositions pouvant amener un plus à cette manifestation qui est avant toute la votre est la bienvenue.

Nous vous informerons de toute évolution de l’organisation, n’oubliez pas, dès aujourd’hui, de cocher le week-end du 14 et 15 juin prochains sur vos calendriers.

A bientôt, le bureau.

Merci à Yves (Nounours) pour ce compte rendu

Abounzy

Contact: 06 07 41 41 06

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